Darmowy program do wystawiania faktur: czy na pewno spełni Twoje oczekiwania?

Data wpisu: 15.01.2019

Fakturowanie to nieodłączny element prowadzenia biznesu. W małych firmach zwykle zajmuje się tym sam właściciel, co bywa czasochłonne i na dłuższą metę po prostu frustrujące. Stąd tak duże zainteresowanie programami do wystawiania faktur, które znacznie przyspieszają i ułatwiają całą procedurę. Na rynku mamy zatrzęsienie darmowych aplikacji tego typu, w tym udostępnianych przez banki (w ramach kont firmowych). Brak opłat kusi, ale my udowodnimy Ci, że wcale nie chcesz darmowego programu do fakturowania.

Ograniczenia

Rzadko się o tym wspomina, a i sami dostawcy darmowych programów do fakturowania się tym nigdy nie chwalą. Wiedz zatem, że takie aplikacje bardzo często są objęte różnego rodzaju ograniczeniami. Najbardziej dotkliwa dotyczy limitu wystawionych faktur. Jeśli wynosi on np. 20 w miesiącu, to jest to poważny problem, który prędzej czy później da Ci się mocno we znaki.

Nawet jeśli dziś nie wystawiasz dużej liczby faktur, to wraz z rozwojem biznesu na pewno się to zmieni. Pomyśl, jak irytujące będzie uczucie, gdy pewnego dnia nie będziesz w stanie wygenerować nowego dokumentu, bo został przekroczony przyznany limit. W takich  warunkach nie da się sensownie prowadzić działalności.

Kolejne ograniczenia mogą dotyczyć chociażby braku możliwości edytowania treści faktury – zamiast więc np. poprawić np. dane kontrahenta, będziesz musiał wystawić korektę, co znów oznacza piętrzenie się kolejnych dokumentów.

Słaba funkcjonalność

Być może sądzisz, że w przypadku tak prozaicznej czynności, jak wystawianie faktur, nie ma miejsca na „jakąś funkcjonalność”. Mylisz się jednak. W nowoczesnym biznesie chodzi przecież o to, aby upraszczać nawet podstawowe procesy i  tym samym nie tracić czasu na ich obsługę. Czy zatem naprawdę chcesz się uzależniać od darmowego programu do fakturowania, który działa np. tylko pod konkretną przeglądarką lub wymaga każdorazowego logowania się do konta w banku?

Darmowe programy w większości są bardzo niefunkcjonalne, o czym w pewnym momencie przekona się każdy użytkownik. Konieczność wpisywania pełnych danych kontrahenta (bo program nie jest zintegrowany z bazą CEIDG), brak możliwości monitorowania płatności, brak automatycznej wysyłki ponagleń, możliwość wystawiania tylko faktur VAT, ale już nie marża czy pro forma – to tylko przykłady problemów, z jakimi często wiąże się korzystanie z darmowego oprogramowania fakturującego.

Ryzyko

Co może być ryzykownego w korzystaniu z darmowego programu do fakturowania? Zdziwisz się, ale to naprawdę nie jest element zwiększający bezpieczeństwo Twojego biznesu. Szczególnie dotyczy to aplikacji działających w chmurze – przetwarzane dane są przecież gdzieś zapisywane, co oznacza, że ktoś (nie wiadomo kto) może mieć do nich nieograniczony dostęp. Ryzykowne jest także korzystanie z programów fakturujących udostępnianych przez banki – zdarza się przecież, że trzeba wystawić fakturę korzystając z ogólnodostępnej sieci Wi-Fi. Jak wiadomo, logowanie się do bankowości elektronicznej jest wówczas co najmniej niewskazane.

Ponadto korzystając z darmowego programu do wystawiania faktur musisz się liczyć z ryzykiem, że autor aplikacji przestanie ją wspierać. W efekcie stanie się ona niebezpieczna, przestanie być również funkcjonalna.

Alternatywa? Znacznie rozsądniejszym rozwiązaniem dla biznesu jest zainwestowanie w profesjonalny program fakturujący na licencji, do którego dostęp uzyskuje się w ramach opłacanego abonamentu. Można iść także o krok dalej i zlecić produkcję kompleksowego, dedykowanego oprogramowania do zarządzania finansami w firmie, np. klasy ERP.

Autor wpisu: Soluma Soft, Piotr Mirosławski

Wszystkie działy