Jaki program do wystawiania faktur wybrać? Na co zwrócić uwagę?

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do ewidencjonowania swojej sprzedaży, czyli po prostu wystawiania faktur (lub rachunków). Osobom, które dopiero raczkują w biznesie może to sprawiać duże problemy. Oczywiście najprościej jest podpisać umowę z biurem rachunkowym, ale wiadomo, że na starcie trzeba na wszystkim oszczędzać i taki dodatkowy koszt bywa zbyt dużym obciążeniem. Co wtedy? Najlepszym wyborem będzie program do wystawiania faktur. Do wyboru jest wiele tego typu narzędzi. Które z nich wybrać? Na co zwrócić uwagę? Podpowiadamy.

Darmowy...

Internet jest nieprzebranym źródłem informacji i rozwiązań, dlatego nic dziwnego, że wielu przedsiębiorców poszukiwanie optymalnego programu do wystawiania faktur zaczyna od testowania darmowych narzędzi. Nie jest to wcale zły wybór, ponieważ wiele bezpłatnych programów oferuje całkiem przyzwoity poziom funkcjonalności. Gdzie jest kruczek?

Największym z nich okazuje się licencja. Bardzo często darmowe programy do wystawiania faktur nie są przeznaczone do użytku komercyjnego, co oznacza, że nie można ich wykorzystywać w firmie. To absurd, ale tak naprawdę czasami się zdarza. Inne programy owszem, mogą służyć celom biznesowym, ale mają ograniczenie dla liczby stanowisk. To istotne utrudnienie dla firm, w których faktury wystawia więcej osób.

Niestety w Internecie jest również zatrzęsienie darmowych programów do wystawiania faktur, które są pełne błędów. Korzystanie z nich jest ogromnym ryzykiem, ponieważ może spowodować nieprzyjemności w przypadku kontroli skarbowej (program np. źle nalicza stawkę VAT). Trzeba na to koniecznie uważać.

...czy płatny?

Na drugim biegunie znajdują się płatne programy do wystawiania faktur. Większość z nich jest dopracowana, dlatego przedsiębiorca nie musi się raczej obawiać o brak funkcjonalności czy ewentualne błędy w oprogramowaniu. Minusem takiego rozwiązania często okazuje się jednak wysoka cena oraz także spore ograniczenia licencyjne. Zdarza się, że licencja dla kilku komputerów jest wielokrotnie droższa niż dla jednego.

Warto również wspomnieć o programach do wystawiania faktur online. Są one oferowane przez różne firmy specjalizujące się w księgowości internetowej. Korzystanie z takiego rozwiązania można jednak polecić wyłącznie małym przedsiębiorstwom lub osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą.

A może dedykowany?

Zainwestowanie w dedykowany, czyli autorki program do wystawiania faktur online, najczęściej okazuje się świetną decyzją. Dzięki temu firma może zamówić oprogramowanie w 100% dostosowane do jej potrzeb czy charakteru prowadzonej działalności. Zyskuje również bezcenne wsparcie techniczne w zakresie instalacji programu, aktualizacji czy jego późniejszego serwisowania. Wbrew pozorom nie jest to rozwiązanie drogie.

Na koniec podsumujmy, czym powinien się cechować dobry program do wystawiania faktur:

• Opcją automatycznego numerowania dokumentów
• Bazą kontrahentów
• Modułem automatycznego uzupełniania stawek podatkowych
• Funkcją wystawiania dokumentów proforma i faktur korygujących
• Funkcją rozliczania płatności

Program taki musi również gwarantować możliwość wykonania aktualizacji (najlepiej bezpłatnej), ponieważ stawki podatkowe potrafią zmienić się z roku na rok.